小伙伴們好,，我是專治各種難題的農(nóng)民~

今天給大家介紹一種高效的數(shù)據(jù)清理方法，幫助你告別熬夜加班,，擁抱美好的夜晚時(shí)光~

在日常工作中,，我們經(jīng)常需要從其他同事發(fā)來(lái)的Word文件中提取數(shù)據(jù)。

但是粘貼到Excel電子表格后,，數(shù)據(jù)就變成了介質(zhì),，有很多空行、重復(fù)的表頭行,、多個(gè)相同的部門數(shù)據(jù)~

看到這樣的形式,，大家的內(nèi)心可能是這樣的~

如果要處理下圖這樣的規(guī)律數(shù)據(jù)，應(yīng)該怎么做,？

現(xiàn)在,，請(qǐng)思考幾秒鐘~ ~ ~

01

問(wèn)題分析

Word中的數(shù)據(jù)表不能直接操作和計(jì)算，被認(rèn)為是數(shù)據(jù)處理中的“死表”,。

(而且Word中經(jīng)常有合并的行列和重復(fù)的標(biāo)題行,，“無(wú)腦復(fù)制粘貼”容易出現(xiàn)格式問(wèn)題。)

Excel中的數(shù)據(jù)相當(dāng)于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),，我們可以隨意取一些數(shù)據(jù),。

或者所有數(shù)據(jù)都可以計(jì)算、組合,、數(shù)據(jù)透視等,。這種桌子叫“活桌”,。

知道了這些可能存在的問(wèn)題，接下來(lái),，我們就需要把它們一一擊破,，把Word中的“死表”變成Excel中的“活表”。

我該怎么辦,？朋友們,，請(qǐng)跟隨農(nóng)夫走進(jìn)這一期的“數(shù)據(jù)農(nóng)場(chǎng)”~

02

解決方法

備份數(shù)據(jù)。

在數(shù)據(jù)處理之前,，我們需要備份原始表,，保留原始數(shù)據(jù)。

備份原始數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)處理中的一個(gè)重要習(xí)慣,。否則,，原始數(shù)據(jù)已被修改。如果要從頭再來(lái),，可能要哭了~

清理無(wú)效的等級(jí)。

刪除不必要的行,，即“分部”和“投訴受理”行,。

在數(shù)據(jù)清理時(shí)，根據(jù)自己的處理要求保留或添加數(shù)據(jù)列,，不要讓無(wú)效的數(shù)據(jù)列影響數(shù)據(jù)清理,。

刪除列中無(wú)用的行，包括Word中合并單元格形成的大量空行,，設(shè)置多個(gè)重復(fù)標(biāo)題行形成的標(biāo)題行,。

這些數(shù)據(jù)是Word粘貼到Excel后產(chǎn)生的冗余數(shù)據(jù)。

我們從以下兩點(diǎn)進(jìn)行操作：

首先去掉列中的空白值行,，選擇整列-F5快捷鍵進(jìn)入【定位條件】頁(yè)面-點(diǎn)擊【定位條件】-檢查空白值-確定,。

您可以選擇列中的所有空值，然后右鍵單擊并選擇刪除整行,！

事實(shí)上,，空值也可以視為重復(fù)值。您也可以通過(guò)單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“刪除重復(fù)值”來(lái)刪除列中的重復(fù)值,。

但考慮到有些部門處理的件數(shù)是一樣的,，所以這次不采用這種方式。

其次,，刪除“重復(fù)標(biāo)題行”形成的無(wú)用行,。

點(diǎn)擊數(shù)據(jù)頁(yè)簽-過(guò)濾-勾選帶部門的行。

選擇除第一行以外的其他部門行,，右鍵刪除,，最后取消篩選,。

由于上述原因，不使用[刪除重復(fù)值]功能,。

這些是我們初步的預(yù)處理數(shù)據(jù),。

讓我們用動(dòng)畫來(lái)演示：

這個(gè)時(shí)間是不是和最終數(shù)據(jù)有些類似？

好了,，接下來(lái)繼續(xù)數(shù)據(jù)處理,，這也是本次數(shù)據(jù)清洗最關(guān)鍵的操作。

填錯(cuò)了線,。

錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)行：即第二列的第一行數(shù)據(jù)引用了前一列或后一列的第二行數(shù)據(jù),，依此類推。

命名一個(gè)新列(處理數(shù)量)來(lái)存儲(chǔ)值,。

以錯(cuò)誤行的形式引入上一列(部門)的數(shù)據(jù),。

也就是說(shuō)，當(dāng)列B的第二行被填充時(shí),，我們將單元格A3的值引入單元格B2,。

公式是：

=A3

下拉單元格可以填充整列，也可以使用快速填充功能,，雙擊自動(dòng)填充整列,。

這是最簡(jiǎn)單的一步，當(dāng)然也是最重要的一步,！

選擇填寫的件數(shù)欄,，復(fù)制-點(diǎn)擊【右鍵】-粘貼為【值】。

如果不這樣做,，#REF錯(cuò)誤會(huì)出現(xiàn)在所有的最終數(shù)據(jù)中,！

#REF代表什么？

意思是“無(wú)效單元格引用”錯(cuò)誤,。

因?yàn)樵诤罄m(xù)的操作中,，我們會(huì)刪除部門列中的所有數(shù)字。

只保留真實(shí)的部門名稱數(shù)據(jù),。

聽(tīng)到這里,，你是不是恍然大悟？

再次清理了無(wú)用的行,。

數(shù)據(jù)清理進(jìn)行到一半時(shí),，我們?cè)俅蝿h除第一列中無(wú)用的行。

點(diǎn)擊數(shù)據(jù)頁(yè)簽-選擇“部門列”-選擇帶有關(guān)鍵字“件”的行-全選-刪除,。

取消,，這個(gè)數(shù)據(jù)形式像最終數(shù)據(jù)那樣七八分嗎？

但是，為什么數(shù)據(jù)中會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的部門,？甚至處理的件數(shù)也完全一樣,。

這種重復(fù)數(shù)據(jù)的存在是由于在Word中手動(dòng)拆分單元格造成的。

在Word中,，如果一頁(yè)不能容納一個(gè)部門的多個(gè)分部,，數(shù)據(jù)將自動(dòng)分成兩頁(yè)。

所以粘貼到Excel中,，一個(gè)部門會(huì)有多行數(shù)據(jù),。

怎么清理？

選擇部門列-點(diǎn)擊[數(shù)據(jù)]選項(xiàng)卡-刪除重復(fù)行-在重復(fù)刪除警告頁(yè)面選擇[擴(kuò)展選定區(qū)域] 3354進(jìn)行確認(rèn),。

執(zhí)行該命令時(shí),，Excel會(huì)貼心地提示您刪除重復(fù)值的個(gè)數(shù)，保留唯一值的個(gè)數(shù),。

就問(wèn)你,，這種辦公室服務(wù)的感覺(jué)不感動(dòng)嗎？

臺(tái)階太多,？沒(méi)關(guān)系,，動(dòng)畫已經(jīng)到了~

組織數(shù)據(jù)

替代的一小步，數(shù)據(jù)的一大步,。

創(chuàng)建一個(gè)新的最終數(shù)據(jù)列——,，并在第一行和第二行中手動(dòng)記下數(shù)據(jù)。

讓Excel認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)提取的規(guī)律,；

然后，雙擊第二行中的填充柄,。

快速填寫,，可以提取所有數(shù)據(jù)。

就問(wèn)你是不是比老郭神奇的元宵節(jié)還神奇,。

PS:快速填充適用于Office 2013及以上,，WPS 2019及以上~

刪除中間的片數(shù)，得到最終想要的效果~

03

總結(jié)回顧

最后,，做一點(diǎn)總結(jié)：

備份數(shù)據(jù)

定位條件[F5]-刪除空行

過(guò)濾器—?jiǎng)h除重復(fù)的標(biāo)題行,。

錯(cuò)誤的行數(shù)據(jù)填充[B2=A3]

函數(shù)生成的列數(shù)據(jù)作為值粘貼。

過(guò)濾關(guān)鍵字行—?jiǎng)h除無(wú)用的行,。

刪除重復(fù)行

快速填充

今天也是干貨滿滿的一天~好了,，小伙伴，打開(kāi)電腦操作吧,！

畢竟這種實(shí)用的東西,，眼睛會(huì)不等于手會(huì)哦！