考勤監(jiān)控是每個公司或單位都非常關心的事情,。下面就來講解一下如何用excel制作專業(yè)考勤表。

1.打開一個空白的EXCEL工作表,，如下圖所示進行繪制,。

圖中M1:P1為填寫“年”的合并單元格，S1:T1為填寫“月”的合并單元格,，設置為淺藍色底紋進行醒目,。

2.為了在第二行自動顯示“周”,需要如下設置公式：

在D2單元格中輸入公式=if (WEEKDAY(DATE($M$1,，$S$1，D3),，2)=7,，' DAY 'WEEKDAY(DATE($M$1，S$1,，D3),，2))。

這時,，您可以看到在D2單元格中出現(xiàn)了一個代表星期的單詞“day”(這意味著2011年5月1日是星期天),。

公式的含義：首先用DATE函數(shù)將M1的年、S1的月,、D3的日合成一個計算機能識別的日期,；然后使用WEEKDAY函數(shù)將這個“日期”轉換成用星期表示的數(shù)字。

參數(shù)“2”被添加到WEEKDAY函數(shù)之后,，以便將星期一顯示為“1”,，將星期二顯示為“2”.周日是“7”。

因為我們不習慣把星期天叫做“第7周”,，所以最后用IF函數(shù)做一個判斷,，自動把“7”的顯示改為“日”。

提示：EXCEL提供的幫助中詳細描述了函數(shù)DATE和WEEKDAY,。想了解他們的朋友可以參考一下,。

為了方便人的習慣，我們不得不把顯示為阿拉伯小寫數(shù)字的星期改成中文數(shù)字,，也就是把“星期一”改成“星期一”的格式,。這需要通過定義單元格格式來實現(xiàn)。

選擇D2單元格,，右鍵單擊單元格格式,，在出現(xiàn)的格式窗口中選擇數(shù)字選項卡，在左側的類別框中選擇特殊,，在右側的類型框中選擇中文小寫數(shù)字,，按確定退出。

這些完成后,，可以用鼠標選中D2單元格,，按住右下角的“填充柄”復制AH2單元格，效果如下：

在AI單元格中,，當月的總天數(shù)可以通過公式=DAY(DATE(M1,，S1 1，1)-1)來顯示,。

公式含義：首先通過日期函數(shù)“DATE(M1,，S1 1,，1)”得到本月下個月第一天的日期。在這種情況下,，這個月是5月，下個月的第一天是6月1日,。

然后減1得到本月最后一天的日期,，也就是5月31日。最后由day函數(shù)取出代表本月天數(shù)的“31”,。

3.先設置一些考勤符號,，放在AR欄，如圖：

這些符號并不統(tǒng)一,，可以根據(jù)自己的習慣和喜好自行設定,，也可以用漢字來表示?？傊?，就看你的習慣了。

如何方便快捷地將這些符號輸入到考勤表中的D4:AH33區(qū)域,？我們使用下拉框方法,。

選擇D4:AH33區(qū)域，在上面的工具欄中按Data-Validity打開有效性設置對話框,，選擇Settings選項卡,，在Allow中選擇Sequence，在Source中點擊右端的collapse按鈕,，然后用鼠標選擇表格中的AR1:AR8區(qū)域,，再次點擊collapse按鈕，返回有效性設置窗口,，按,。

完成后，當選擇考勤表D4:AH33區(qū)域的任意單元格時,，會出現(xiàn)一個下拉框按鈕,。點擊按鈕彈出下拉框，可以用鼠標方便地選擇要輸入的考勤符號,。

4.可以輸入出勤,。怎么統(tǒng)計大家的出勤情況？或者通過公式來自動統(tǒng)計,。

先畫一個區(qū)域進行考勤統(tǒng)計,，如下圖紅圈所示：

該區(qū)域需要設置多個合并單元格，AK4:AK5合并,，AL4:AL5合并.AP4:AP5被合并,。也就是每個名字對應的上下線需要合并,，方便在一個網(wǎng)格內(nèi)統(tǒng)計上午和下午。

在完成AL4:AP5區(qū)域的合并操作后,，選中該區(qū)域右下角的填充柄,，按住鼠標左鍵向下拉，直到釋放單元格AP33,，這樣就可以快速合并后面的單元格,。(其實是抄襲了AL4:AP5的風格)

因為第一個人的考勤記錄區(qū)域是D4:AH5區(qū)域，所以需要統(tǒng)計這個區(qū)域的考勤符號的次數(shù),，這樣就可以知道這個人的考勤情況,。

在AK3:AP3中輸入出勤符號，然后在AK4單元格中輸入公式=countif ($ d43360 $ ah5,，AK $3),。

公式含義：COUNTIF函數(shù)用于統(tǒng)計AK3網(wǎng)格中的符號在D4:AH5區(qū)域出現(xiàn)的次數(shù)。

使用拖動復制功能將該公式復制到AK4:AP4區(qū)域,。

選擇AK4:AP4區(qū)域,，按住AP4右下角的填充柄，向下拖動直到到達單元格AP33,。

現(xiàn)在統(tǒng)計區(qū)域的每個單元格都有一個公式,。因為公式的某些部分使用了絕對引用符號“$”，所以每個單元格的公式在拖動和復制時是不同的,。

提示：在這張考勤表中,，多次使用了“拖拽復制”的方法，可以大大簡化輸入公式和設置格式的操作,。而且公式中可以靈活使用絕對參考符號“$”，將變化規(guī)律的公式快速輸入?yún)^(qū)域,，避免了一個一個輸入的麻煩,。

現(xiàn)在讓我們看看有一個統(tǒng)計公式的效果。

在統(tǒng)計結果中,，會出現(xiàn)很多零值,，這意味著對應的考勤符號沒有出現(xiàn)在考勤區(qū)域。零值太多的話會覺得“亂”,。我們通過設置這些零值來“隱藏”它們,。

按工具欄中的“工具-選項”打開選項窗口。按下下面顯示的設置,，并取消“零值”前的復選標記,，使這些零值不顯示。

5.這里,，考勤表基本完成,。細心的朋友會發(fā)現(xiàn)一個小問題,，就是AF3、AG3,、AH3這三個盒子里總是出現(xiàn)29,、30、31這三個日期,，即使2月份只有28天,，也讓他們覺得很不開心。

我們可以利用條件格式的方法,，使它們根據(jù)月份的變化自動顯示或隱藏，即當月份小時,，單元格AH3變?yōu)榭瞻?，當月份大時，顯示31,。如果二月不是閏月,，則單元格AF3、AG3和AH3中的數(shù)字不會顯示,。

選擇AF3:AH3區(qū)域,，按“格式-條件格式”并按如下所示進行設置：

利用這種條件格式的方法，還可以設置D2:AH2區(qū)域,，讓它們在周六周日變成不同的顏色,，可以更直觀的顯示一周的情況。設置方法可以自己琢磨,。

以上用excel制作考勤表的步驟基本屬于通用型,，適用于很多公司，你也可以根據(jù)自己的情況單獨設置,。